1. Informacje ogólne

Microsoft Acces jest prawdziwie zaawansowanym i profesjonalnym programem baz danych, dostępny również dla niedoświadczonych użytkowników. Microsoft Acces nie jest, jak często się mylnie uważa, bazą danych, lecz systemem zarządzającym bazą danych (DBMS – Database Managment System), za pomocą którego można tworzyć i administrować bazy danych. Access należy przy tym do systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych. Oznacza to, że poszczególne tabele mogą być ze sobą powiązane.

Za pomocą programu Microsoft Access można zarządzać wszystkimi niezbędnymi informacjami używając jednego pliku bazy danych. W pliku takim można dzielić dane na odrębne części zwane tabelami. Za pomocą formularzy elektronicznych można oglądać, dodawać i aktualizować dane w tabelach; za pomocą kwerend można znajdować i pobierać tylko te dane, które są rzeczywiście aktualnie niezbędne; za pomocą  raportów można analizować i drukować dane w określonym przez siebie układzie. Pomimo tego że wszystkie obiekty bazy danych znajdują się w jednym pliku istnieje możliwość importowania/eksportowania pojedynczych tabel.

Najlepiej jest przechowywać dane tworząc po jednej tabeli dla każdego typu informacji, które mają być analizowane. Dane z różnych tabel można później łączyć razem w kwerendach, formularzach lub raportach – należy w tym celu zdefiniować relacje między tabelami.

Architektura pakietu

    W MS Access istinieje możliwość korzystania z serwerów SQL przez ODBC (Open Database Connectivity) oraz możliwość udostępniania własnych danych przez ODBC ( np. dla Visual Basica, Visual C++).
Programowanie w Visual Basic for Application jest niezwykle proste co nierzadko zachęca projektantów do tworzenia za pomocą Accessa małych systemów baz danych: do użytku prywatnego lub dla małych biur.

2. Obiekty bazy danych MS Access

1.Tabele
Tabela jest zbiorem danych dotyczących okrelonego tematy,jak produkty i dostawcy. Używanie oddzielnych tabel dla każdego tematu eliminuje duplikowanie danych co czyni przechowywanie danych bardziej efektywnym i eliminuje błędy wprowadzania danych. Tabele organizują dane w kolumnach (zwanych polami) i w wierszach (zwanych rekordami).



2. Formularze
  Formularze można używać w wielu zastosowaniach. Większoć informacji zawartych pochodzi z odpowiedniego źródła rekordów. Pozostałe informacje przechowywane są w projekcie formularza.



3. Kwerendy
Kwerend można używać do wyświetlania, zmiany i analizy danych. Można  ich też używać jako źródła rekordów dla formularzy i raportów. Większość informacji zawartych w raporcie pochodzi z odpowiedniego źródła rekordów: tabeli, kwerendy lub wyrażenia SQL. Pozostałe informacje są przechowywane w projekcie raportu.



4.Raporty
Raport jest wygodnym sposobem prezentacji danych w postaci wydrukowanej. Użytkownik ma pełną kontrolę nad rozmiarem i wyglądem wszystkich elementów raportu, dzięki czemu może wyświetlać dane w żądany sposób.



5.Makra
Makro jest akcją lub zestawem akcji, z których każda wykonuje określoną operację, taką jak otwarcie formularza lub wydrukowanie raportu. Makra pomagają zautomatyzować często wykonywane zadania. Można na przykład uruchamiać makro drukujące raport, gdy użytkownik klika przycisk polecenia.

6. Moduły
Moduł jest zbiorem deklaracji i procedur języka Visual Basic for Applications przechowywanych razem jako jedna całość.
Istnieją dwa podstawowe typy modułów: moduły klasy i moduły standardowe. Każda procedura w module może być procedurą typu Function lub procedurą typu Sub.

Moduły klasy

Moduły formularzy i moduły raportów są modułami klasy związanymi z określonym formularzem lub raportem. Moduły formularza i raportu często zawierają procedury zdarzeń, które są uruchamiane w odpowiedzi na zdarzenie formularza lub raportu. Procedur zdarzeń można używać do sterowania działaniem formularzy i raportów oraz ich odpowiedziami na akcje użytkownika, takie jak np. kliknięcie przycisku polecenia.

Moduły standardowe

Moduły standardowe zawierają ogólne procedury, które nie są związane z żadnym innym obiektem, oraz często używane procedury, które można uruchamiać z dowolnego miejsca w bazie danych

Procedura jest jednostką kodu języka Visual Basic for Applications. Procedura zawiera szereg instrukcji i metod, które wykonują określone operacje lub służą do obliczania wartości. Na przykład następująca procedura zdarzenia używa metody OpenForm do otwarcia formularza "Orders":

Private Sub OpenOrders_Click()

 DoCmd.OpenForm "Orders"

End Sub
 

Istnieją dwa rodzaje procedur:

Procedury typu Sub wykonują operację lub serię operacji, lecz nie zwracają żadnej wartości. Można tworzyć własne procedury Sub lub wykorzystywać szablony procedur zdarzeń zdefiniowane w programie Microsoft Access.

Każdy formularz i raport w bazie danych posiada wbudowany moduł formularza lub moduł raportu, który zawiera szablony procedur. Można dodać kod uruchamiany w odpowiedzi na zdarzenia występujące w formularzu, raporcie lub formantach formularza czy raportu. Kiedy program Microsoft Access rozpoznaje wystąpienie zdarzenia w formularzu, raporcie lub formancie, automatycznie uruchamia procedurę obsługi zdarzenia dla danego obiektu lub zdarzenia. Można na przykład napisać procedurę ustawiającą kursor w polu tekstowym "Nazwisko żony/męża" uruchamianą w momencie zaznaczenia przez użytkownika pola wyboru "Żonaty/zamężna".

Wskazówka   Wiele kreatorów (na przykład Kreator przycisków poleceń) tworzących obiekty tworzy również procedury zdarzeń dla tych obiektów. Zapoznanie się z tymi procedurami zdarzeń ułatwia zrozumienie sposobu działania procedur.

Procedury typu Function (często zwane po prostu funkcjami) są to takie procedury, które zwracają jakąś wartość, na przykład wynik obliczenia. Język Visual Basic zawiera wiele wbudowanych funkcji. Na przykład funkcja Now zwraca bieżącą datę i godzinę. Istnieje również możliwość tworzenia własnych funkcji niestandardowych.

Ponieważ funkcje zwracają wartości, są używane w wyrażeniach. Wyrażenia zawierające funkcje są często wykorzystywane w programie Microsoft Access, na przykład w instrukcjach i metodach języka Visual Basic, w wielu ustawieniach właściwości czy w wyrażeniach kryteriów w filtrach i kwerendach.

Oto przykładowa procedura typu Function, FirstOfNextMonth, która zwraca datę pierwszego dnia kolejnego miesiąca (po dacie bieżącej):

Function FirstOfNextMonth()

 FirstOfNextMonth = _
  DateSerial(Year(Now), Month(Now) + 1, 1)

End Function

Ta funkcja niestandardowa składa się z jednej instrukcji przypisującej wyniki wyrażenia (po prawej stronie znaku równości [=]) nawie funkcji FirstOfNextMonth (po lewej stronie znaku równości). Wynik jest obliczany za pomocą wbudowanych funkcji języka Visual Basic: DateSerial, Year, Now i Month.

Po utworzeniu tej funkcji, można jej używać w dowolnych wyrażeniach w programie Microsoft Access. Na przykład, aby określić datę pierwszego dnia kolejnego miesiąca jako wartość domyślną dla pola tekstowego, w arkuszu właściwości należy ustawić właściwość DefaultValue pola tekstowego w następujący sposób:
=FirstOfNextMonth()