4. Definiowanie kwerend
Istotą baz danych jest stworzenie możliwości efektywnego wyszukiwania informacji. Do tego celu służą kwerendy (ang.query), są one obok tabel zawierających dane podstawowymi obiektami definiującymi schematy wyszukiwania pożądanej informacji. W MS Access istnieją dwa języki definiowania kwerend, język SQL (ang. Structured Query Language) oraz język QBE (ang. Query By Example).

4.1 Kwerendy krzyżowe
Kwerendy dają możliwość gromadzenia danych lub wykonywania akcji na danych z kilku tabel lub kwerend. Na przykład można obejrzeć informacje o klientach wraz z zamównieniami, które zostały przez nich złożone. Aby obejrzeć te informacje, potrzebne są dane z tabel "Klienci" i "Zamówienia". Jeśli tabele w kwerendzie nie są ze sobą sprzężone program Microsoft Access nie wie, które rekordy są ze sobą skojarzone, wyświetla więc każdą kombinację rekordów (tak zwany "iloczyn krzyżowy" lub "kartezjański") obu tabel. Jeśli każda tabela zawiera 10 rekordów, w wynikach kwerendy znajdzie się 100 rekordów (10X10).

4.2 Kwerendy modyfikujące
Kwerendy modyfikujące pozwalają na wprowadzanie zmian w wielu rekordach. Istnieją cztery rodzaje kwerend modyfikujących: usuwająca, aktualizująca, dołączajca i tworząca tabele.

4.2.1 Kwrenda usuwajaca
Usuwa grupę rekordów z jednej lub kilku tabel. Kwerenda usuwająca może być użyta na przykład do usunięcia produktów, które zostały wycofane z oferty i na które nie ma zamówień. Użycie kwerendy usuwającej powoduje usunięcie całych rekordów, nie zaś wybranych pól w rekordach.

4.2.2 Kwerenda aktualizująca
Dokonuje globalnych zmian w grupie rekordów w tabeli lub kilku tabelach. Na przykład można podwyższyć o 10% ceny wszystkich produktów mlecznych lub dać pięcioprocentową podwyżkę wszystkim pracownikom należącym do określonej kategorii zawodowej. Za pomocą kwerend aktualizujących można zmieniać dane w istniejących tabelach.

4.2.3 Kwerenda dołączająca
Dodaje grupę rekordów z tabeli lub tabel na końcu innej tabeli lub tabel. Na przykład jeśli firmie przybywają nowi klienci, których dane znajdują się w osobnej bazie danych, aby uniknąć wpisywania wszystkich tych informacji, można dołączyć je do tabeli "Klienci". Kwerendy dołączające są również przydatne w następujących sytuacjach:

- Dołączanie pól wybranych na podstawie kryteriów. Na przykład można dołączyć tylko nazwy i adresy klientów o największych zamówieniach.

- Dołączanie rekordów w sytuacji, gdy część pól jednej tabeli nie ma swoich odpowiedników w drugiej tabeli. Na przykład tabela "Klienci" w przykładowej bazie danych Northwind ma 11 pól. Jeśli do tej tabeli chcemy dołączyć rekordy z tabeli, w której 9 z 11 pól jest takich samych, jak w tabeli "Klienci", kwerenda dołączająca uwzględni tylko dane w dopasowanych polach, pozostałe zaś będą zignorowane.

4.2.3 Kwerenda tworząca tabelę
Tworzy nową tabelę z wszystkich lub części danych znajdujących się w jednej lub kilku tabelach. Kwerendy tworzące tabele są przydatne w następujących sytuacjach:

- Tworzenie tabel, które mają być eksportowane do innych baz danych programu Microsoft Access. Na przykład można utworzyć tabelę zawierającą część pól z tabeli "Pracownicy", a następnie wyeksportować ją do bazy danych używanej przez dział kadr.

- Tworzenie raportów zawierających dane od określonego momentu. Na przykład jeśli dnia 15 maja 1996 należy napisać raport, który przedstawiałby kwartalną sprzedaż od godziny 9:00 dnia 1 kwietnia 1996, w wypadku zastosowania raportu utworzonego na podstawie kwerendy lub instrukcji SQL, zostałyby wybrane wartości najnowsze, nie zaś te, które odpowiadają określonym ramom czasowym. Aby zachować dane dokładnie w takiej postaci, w jakiej znajdowały się 1 kwietnia 1996 o godzinie 9:00, należy utworzyć kwerendę tworzącą tabelę, która znajdzie potrzebne rekordy i zachowa je w oddzielnej tabeli. Ta tabela, a nie kwerenda, powinna następnie stanowić podstawę do tworzenia raportów.

- Tworzenie kopii zapasowej tabeli.

- Tworzenie tabeli archiwalnej, zawierającej nieaktualne rekordy. Na przykład można utworzyć tabelę, w której byłyby zapisywane wszystkie zrealizowane zamówienia przed usunięciem ich z tabeli bieżących zamówień ("Zamówienia").

- Poprawianie sprawności działania formularzy i raportów utworzonych na podstawie kwerend korzystających z danych z wielu tabel lub instrukcji SQL. Na przykład jeśli trzeba wydrukować kilka raportów utworzonych na podstawie kwerendy wykorzystującej dane z pięciu tabel i zawierającej podliczenia, proces tworzenia raportów może być przyśpieszony, jeśli uprzednio zostanie utworzona kwerenda tworząca tabelę, która znajdzie odpowiednie rekordy i umieści je w jednej tabeli. Następnie na podstawie tej tabeli można tworzyć raporty. Tabela ta może również być określona w instrukcji SQL jako źródło rekordów dla formularza lub raportu. Dzięki temu nie trzeba wykonywać kwerendy przy tworzeniu każdego z raportów. Należy jednak pamiętać, że podczas wykonywania kwerendy tworzącej tabelę, dane w tabeli podstawowej nie ulegają zmianie.